Mi a kommunikációs folyamat lépései és modellje?

Bármikor, amikor két vagy több ember üzenetet cserél, részt vesz az alapvető kommunikációs folyamatban. Egyszerűen hangzik, nem igaz. A kommunikációs folyamat azonban valóban meglehetősen bonyolult. Nemcsak több összetevőből áll, hanem az üzenet egyértelműségét és kontextusát több tényező is befolyásolhatja pozitívan vagy negatívan.

Fontos megérteni a kommunikációs folyamatot, hogy hatékonyan kommunikáljunk és elkerüljük a félreértéseket. Ebben a cikkben megvizsgáljuk a kommunikáció összetevőit és a kommunikációs folyamat modelljét. Ezután feltárjuk a szervezeti kommunikációs megközelítéseket és folyamatokat. Végül megvitatjuk az e-mail kommunikációs folyamatot.

Tartalomjegyzék

• 1 A kommunikáció alkotóelemei
  • 1.1. Háttér
  • 1.2 Feladó / kódoló
  • 1.3 Üzenet
  • 1.4 Közepes
  • 1.5 vevő (dekóder)
  • 1.6 Visszajelzés
• 2 Kommunikációs folyamatmodell
  • 2.1 Öt alapvető lépés a kommunikációs folyamat modelljében
• 3 Szervezeti kommunikációs megközelítések és folyamatok
  • 3.1. E-mail kommunikációs folyamat
  • 3.2 Az e-mail címe rövid legyen
• 4 Következtetés
  • 4.1 Kapcsolódó hozzászólások

A kommunikáció alkotóelemei

A kommunikáció verbális és nem verbális üzenetek cseréjének folyamata. A kommunikációt az alábbiak szerint határozhatjuk meg:

Kontextus

A kontextus az a környezet, amelyben a kommunikáció zajlik, és magában foglalja a szervezetet, a kultúrát és a közösséget. Ezenkívül a külső ingerek, például találkozók, alkalmi beszélgetések, e-mailek, emlékeztetők stb., És a belső ingerek, például vélemények és érzelmek, befolyásolják a kontextust. Csak akkor lehet hatékonyan kommunikálni, ha figyelembe vesszük a kontextus összes aspektusát.

Feladó / kódoló

A feladó a szavak, szimbólumok, grafikonok és képek kombinációját használja a kommunikációhoz. A hangszóró a szóbeli kommunikáció kódolója, az író pedig az írásbeli kommunikáció kódolója.

Üzenet

A feladó és a fogadó között kicserélt információ szándékos vagy véletlen üzenetet hoz létre. Az üzenet feladójának figyelembe kell vennie a kontextust, hogy az üzenet érthető legyen. Ezenkívül az üzenetnek egyértelmû nyelvet kell tartalmaznia, minden szükséges definícióval, példával vagy grafikával a megértés biztosítása érdekében.

Közepes

Az adathordozó - az a csatorna, amelyen keresztül az üzenet elküldésre kerül - lehet elektronikus, hang vagy nyomtatott. A közeg megválasztását befolyásolják:

• A küldő és a címzett közötti kapcsolat
• Az üzenet jellege

Használjon szóbeli eszközt, ha az üzenete sürgõs, személyes vagy ha azonnali visszajelzésre van szükség. Használjon írásbeli adathordozót, ha műszaki, formai vagy dokumentálásra szorul.

Vevő (dekóder)

A kommunikáció hallgatója vagy olvasója értelmezi az üzenetet. A vevőt befolyásolja a kontextus, valamint a külső és belső ingerek. Ha a fogadó félreértékelt véleményekkel vagy téves elképzelésekkel rendelkezik, lehet, hogy az üzenetet nem veszi helyesen. A hozzáállás és a személyiség szintén befolyásolják a vevőt.

Visszacsatolás

A visszajelzés a vevő reakciója - a kommunikációra adott reakciójuk. A csend lehet a visszajelzés egyik formája, vagy a fogadó szóban vagy írásban is válaszolhat. A visszajelzés megerősíti az üzenet megértését és a szükséges lépések megtételét.

Az összes elemnek hatékonyan együtt kell működnie annak érdekében, hogy a kommunikációs folyamat teljes legyen, és továbbítsa a kívánt üzenetet.

Kommunikációs folyamat modellje

A kommunikációs folyamat az információ (üzenet) cseréjére vonatkozik két vagy több ember között. Ahhoz, hogy ez a csere sikeres legyen, mindkét félnek képesnek kell lennie információcserére és megértésére. A kommunikáció sikertelen, ha az információáramlás valamilyen okból blokkolva van, vagy ha a kommunikálni próbálók nem tudják megérteni magukat. Annak érdekében, hogy megértsük, mi a kommunikáció - célja és értéke -, meg kell értenünk a kommunikációs folyamat modelljét.

Öt alapvető lépés a kommunikációs folyamat modelljében

1. lépés Mielőtt elkezdené a kommunikációt vagy üzenet továbbadását határozza meg a céljait.

• Mi a cél (ok)?
• Milyen intézkedést szeretne elvégezni az üzenetet fogadó személyt, miután megértette az üzenetet?
• Miért fontos az üzenet?

2. lépés Azonosítsa a kommunikáció vevőit (a célközönséget).

• Lehetővé teszi az üzenet testreszabását az optimális megértés érdekében.
• Lehetővé teszi, hogy megcélozza azokat, akik megfelelnek az üzenet fogadásához.

3. lépés Válassza ki a kommunikációs módszert.

• A választását azon alapítsa, amit elérni próbál.
• Vegye figyelembe a vevő (k) képzettségi szintjét.
• Válasszon egy megfelelő űrlapot, például telefon, e-mail, power point bemutatás stb.

4. lépés Fontolja meg a vevő (ke) t.

• Az Ön fogadója kompetenciájának és megértésének szintje.
• Hogyan tanulják meg és hogyan kapják meg az információkat a legjobban, azaz vizuálisan, verbálisan stb.
• Kombinálja a kommunikációs módszereket az összes vevő igényeinek kielégítésére, azaz a segédanyagok szóbeli magyarázatokkal.

5. lépés Végezzen kommunikációt a kapott visszajelzéssel.

• Keressen egyetértést a megértésben
• Módosítsa az üzenetet, a kommunikáció típusát, a stílust, a hangjelzést stb., Amint a visszajelzés megérkezik.

A kommunikációs folyamatot kétféle módon befolyásolhatja az információ továbbítása, fogadása és értelmezése:

• Zaj . Bármilyen interferencia, amely befolyásolja az elküldött, fogadott vagy megértett üzenetet.
• Élettani zaj. Megfigyelés elvonása, amit gondolkodásunk és érzésünk okoz, azaz fáradtság, fejfájás, éhség vagy egyéb tényezők.
• Fizikai zaj . Környezeti zavarok, például mások által okozott zaj, tömeg, magas vagy alacsony hőmérséklet, erős vagy halvány megvilágítás.
• Pszichológiai zaj . Az érzés és a személyiség befolyásolja, hogy a kommunikáció és értelmezés mennyire hatékony, azaz a védekező érzések, aggodalom vagy előítéletek.
• Szemantikus zaj . A szavaknak kölcsönösen meg kell érteniük a kommunikációt. A műszaki nyelv vagy zsargon zavart okozhat.
• Kontextus . A kommunikáció helyzete és helyzete - fizikai, kulturális vagy társadalmi - befolyásolhatja a sikeres információcserét.

A kommunikációs folyamatmodell segít meghatározni, ki vesz részt a kommunikációban és mi kell, hogy történjen. Ez egy olyan keret, amelyre építhetünk sikeres egyéni és szervezeti kommunikációt.

Szervezeti kommunikációs megközelítések és folyamatok

Noha a szervezeti kommunikáció számos meghatározása létezik, célunkként a szervezeti kommunikációt úgy definiáljuk, mint üzenetek küldését és fogadását egy adott környezetben vagy környezetben (szervezetben), hogy közös, egyéni célokat érjenek el egymással összekapcsolt emberek között.

A szervezeti kommunikáció folyamata magában foglalja az üzenetek küldését és fogadását írásban (nem verbálisan) vagy személyesen (verbálisan). A szervezeti kommunikáció nagy része magában foglalja az információk továbbítását. A bonyolultabb kommunikációhoz, például a konfliktusok megoldásához azonban szükség van a jelentés feldolgozására és a tárgyalásokra a szervezet szabályainak felhasználásával történő képességért.

Függetlenül attól, hogy a kommunikáció egyszerűnek vagy összetettebbnek tekinthető-e, a megértés megvalósításához az üzenetnek világosnak, tömörnek kell lennie, és kerülnie kell a politikai vagy kulturálisan marginalizálódó nyelvet. A szervezeteknek modellezniük kell a hatékony kommunikációs készségeket az alábbiakban:

• Interjú
• Pozitív munkakapcsolatok létrehozása
• Teljesítményértékelés
• Konfliktusmegoldó
• Döntéshozatal
• Stressz kezelés
• Szervezeti szocializáció
• Egyéni és csoportos előadások
• Kommunikáció külső nyilvánossággal

A szervezeti kommunikáció kontextuálisan és kulturálisan függ, mivel az emberek írásban, elektronikus úton és személyesen továbbítják az üzeneteket és információkat. A szervezet jellege és funkciója (összefüggései) befolyásolja a kommunikációt. Ezenkívül minden szervezetnek megvan a maga egyedi kultúrája. Ahhoz, hogy a kommunikáció sikeres legyen a szervezeten belül, mind a kontextusnak, mind a kultúrának egybe kell esnie és együtt kell működnie.

A szervezeti kommunikáció belső kapcsolatokat épít a szervezet tagjaival és a külső nyilvánossággal. Egy szervezet sikere a tagok azon képességétől függ, hogy hatékonyan tudják kommunikálni. Az alkalmazottaknak képesnek kell lenniük a nyilvános prezentáció, meghallgatás és interperszonális kommunikáció készségére, hogy sikeresen kommunikálhassanak egy szervezetben. A sikeres szervezet képzést biztosít a munkavállalók sikerének biztosítása érdekében.

A szervezeti kommunikáció számos szempontból előnyös a szervezetek számára:

• A személyzet alkalmazkodása a változásokhoz
• A folyamatos, napi műveleteket támogató eljárások, politika és szabályozási feladatok elvégzése
• Az értékesítés, a szolgáltatások és a gyártás speciális szerepeivel és felelősségével kapcsolatos feladatok elvégzése
• Kapcsolatok kialakítása a sikeres kommunikációhoz, figyelembe véve a munka elégedettségét, az erkölcsöt és az egyéni hozzáállást
• A menedzsment műveletek tervezése, koordinálása és ellenőrzése

Fontos megérteni a szervezeti kommunikációs megközelítéseket és folyamatokat a munkavállalói kommunikáció fejlesztése és finomítása szempontjából. Minden szervezetnek meg kell határoznia a hatékony kommunikáció megközelítését, meg kell határoznia azokat a folyamatokat, amelyeket a belső és a külső kommunikáció fokozása érdekében bevezet.

A szervezeteknek kompetens kommunikátorokkal kell rendelkezniük a napi sikeres működéshez. A társaság weboldalától, a munkavállalói kézikönyvtől egészen a munkaviszony megszűnéséig tartó interjúig, a kommunikáció minden aspektusának együtt kell működnie a szervezet szándékának, kultúrájának és elkötelezettségének a belső és külső személyzettel szembeni kommunikációjában.

E-mail kommunikációs folyamat

Az e-mailt sokan választják meg az üzenet továbbítására. Annak ellenére, hogy gyors és viszonylag könnyen használható, meg kell győződnie arról, hogy megérti az e-mail kommunikáció folyamatát és céljait annak hatékony felhasználása érdekében.

Az e-mail kommunikáció öt alkotóeleme van:

# 1 A feladó

A sikeres e-mail kommunikáció megköveteli, hogy a feladó (más néven forrás vagy kommunikátor) kódolja az üzenetet grafikonok, szimbólumok, szavak és képek kombinációjával a kívánt válasz elérése érdekében.

# 2 A vevő

A fogadó (tolmács) megérti a feladó e-mail üzenetét dekódolása és értelmezése révén.

# 3 Az üzenet

Az e-mail üzenete vagy tartalma az az információ, amelyet a feladó továbbítani kíván a címzettnek.

# 4 Közepes

A közeg, amelyet csatornának is neveznek, az az eszköz, amelyet az üzenet továbbítására választanak. Az e-mailekkel a közeg a számítógép vagy a mobiltelefon.

# 5 Visszajelzés

Miután az e-mailt sikeresen továbbították, fogadták és megértették, a fogadó megértését jelző minden válasz - akár verbális, akár írásbeli - visszacsatolásnak minősül. A visszajelzés segít meghatározni, hogy elérték-e a célunkat.

Az e-mail megkönnyíti a másokkal való bármikor és bármikor történő kommunikációt, különösen az okostelefon megjelenésekor. Ezenkívül a vevő azonnal képes válaszolni. A kommunikációs módszer előnyeivel együtt azonban felmerül néhány probléma. Emlékeznünk kell arra, hogy az e-mail egy kommunikációs eszköz, és nem engedi, hogy az irányítsa a tetteinket, hanem inkább arra használja, hogy kommunikációs céljainkat elérje. Ezt csináld meg:

Tartsa e-mail címe tömör

Az emberek azt várják el, hogy az e-mail kommunikáció közvetlen és lényeges legyen. Az első néhány sornak közölnie kell az e-mail szándékát, és tudatnia kell a címzettet, ha szükséges-e válasz, mivel sok rendszer lehetővé teszi a címzettnek, hogy olvassa el az e-mail elejét, mielőtt megnyitná.

• Legyen profi. Nem számít, kinek címe az e-mail címe - a főnöke, a bérleti vezető vagy a munkatársa - tartalmának professzionálisnak kell lennie tartalmában és összetételében. Ne használjon sms szöveget, mosolygó arcokat, zavaró betűkészleteket vagy grafikákat, amelyek nem képezik a beszélgetés részét. Ilyenkor kevésbé valószínű, hogy tartalmát elolvassa és komolyan veszi.
• Legyen udvarias. Soha ne indítsa el e-mailjét paranccsal, hanem köszöntést használ, például „Hello” és a címzett nevét. Kerülje az összes nagybetű vagy felkiáltójel használatát, mivel ez kiabáláshoz vezet. Zárja be e-mail címét egy „Köszönöm” feliratgal, majd a nevével.
• Ne hagyja, hogy az e-mail helyettesítse a személyes kommunikációt. Egyes beszélgetések jobban működnek személyesen. Ne használjon e-mailt a személyes kommunikáció elkerülése érdekében. Ha az e-mail nem a legjobb választás a kommunikációhoz, válasszon egy másik módszert. A hatékonyság érdekében az e-mail kommunikációnak világosnak, tömörnek és érthetőnek kell lennie. A következő e-mail kommunikációs folyamat garantálja, hogy az e-mail hatékony kommunikációs eszköz.
• Adja meg e-mail céljait. Így eldöntheti, vajon kellene-e még üzenetet küldenie. Ügyeljen arra, hogy az első bekezdés világosan megfogalmazza céljait.
• Határozza meg, hogy milyen intézkedést szeretne fogadni az e-mail fogadására
• Fejezze be a feladatot, azaz hívjon valakit vagy rendeljen valamit.
• Válaszoljon a kért információkkal.
• Olvassa el az e-mailt, válasz nélkül.
• Döntse el, ha szüksége van támogató információkra. Azonosítsa és csatolja a támogató dokumentumokat vagy információkat.
• Használja a Tárgy sort az üzenet szándékának összegzésére. Az e-mail elkészítése után töltse ki a tárgy sort. Ügyeljen arra, hogy az üzenet tartalma össze legyen foglalva, mivel ez arra buzdítja a címzettet, hogy nyissa meg és válaszoljon az üzenetére.

Az e-mail kommunikáció jelentős szerepet játszik a mindennapi munka életében, gazdagítva és megkönnyítve az üzletet abban, hogy információt cseréljenek, függetlenül a helytől és az időtől. A munkavállalók azonban gyakran panaszkodnak az általuk kapott és az általuk megtett cselekvések nagy száma miatt. Ezenkívül az e-mailek bármikor történő használatának lehetősége azt jelenti, hogy az alkalmazottak gyakran távol vannak a szervezett e-mailekkel megszakított munkától. A munkavállalóknak szükségük van a személyes ellenőrzés érzésére, hogy elkerüljék a munkával kapcsolatos stresszt, és ez kiterjed annak lehetőségére is, hogy e-maileket fogadjon, és adott esetben válaszoljon az e-mailekre.

Következtetés

A kommunikáció egy verbális és nem verbális üzenet továbbításának és fogadásának folyamata. Mivel a hatékony kommunikáció nem párbeszéd, hanem párbeszéd, csak akkor hatékony, ha a vevő által a kívánt választ hozza. Ahhoz, hogy sikeres kommunikátor lehessen, megfelelő információt, gondolatokat és érzéseket kell továbbítania oly módon, hogy mások motiválására, tanítására és informálására szolgáljon. Ki kell választani a legjobb adathordozót, meg kell ismernie a címzettet, és a visszajelzésekkel kell ellenőriznie a kommunikáció hatékonyságát, és ennek megfelelően módosítania. A cikkben szereplő információk és eszközök használata segíthet megérteni és felhasználni a kommunikációs folyamatot hatékony kommunikátorként.